Gérer des documents papier pour le compte des entreprises est un métier à part entière. À Quetigny, Aprime Archives en a plus de 40 km sous sa responsabilité. Christophe Meniaud et Sophie Bonnard font le point sur une activité d’avenir, loin d’être condamnée par le numérique. La preuve : ils cartonnent.
Elles patientent sur des rayonnages, soigneusement enfermées dans leurs boites, alignées au cordeau. Ces milliers d’archives papier triées, inventoriées et stockées représentent, bout à bout, une bonne quarantaine de kilomètres. La distance qui sépare Dijon et Beaune !
Christophe Meniaud en connait un rayon sur le sujet. Le dirigeant d’Aprime gère historiquement l’activité d’aménagement de bureau avec son épouse Sarah. Il s’est lancé dans l’archivage en 2006, en investissant dans des locaux à Quétigny. Un métier finalement assez complémentaire, qui permet aussi une relation client pérenne et beaucoup plus renouvelable que le « one shot » d’un équipement mobilier.
Obligation légale
Sophie Bonnard s’est associée à cette aventure et gère l’activité au quotidien. Un premier bâtiment en entrainant un autre au fil de la demande, on compte aujourd’hui quatre bâtiments remplis d’archives de différentes professions (experts comptables, avocats, syndics, entreprises industrielles, hôpitaux…), signe que le numérique n’a pas tué le bon vieux papier.
Dans de nombreux secteurs, la réglementation oblige en effet la conservation des documents originaux, parfois jusqu’à 80 ans. D’autres resteront ici une dizaine d’années.
Pas de stockage, de la gestion !
Dans tous les cas, Sophie préfère dire qu’elle « gère » ces documents. À raison. « Lorsque nous enlevons les archives chez le client, elles sont répertoriées une à une, repérées, codifiées, saisies manuellement dans des fichiers qui nous sont propres, de sorte à ce qu’à tout moment, nous puissions identifier rapidement une archive et la livrer à un client qui souhaite en disposer. » Ce stock est donc bel et bien vivant.
Quand la durée de conservation légale a expiré, Aprimes Archives en avertit le propriétaire, qui a le choix ou non de la destruction. Viendra ensuite le moment de trier les papiers blancs des papiers couleur, d’enlever la moindre pochette plastique ou le bout de métal, puis de confier l’ensemble à un organisme certifié qui le recyclera selon le fameux principe de Lavoisier.
Un travail de fourmi que Sophie mène avec le soutien de deux manutentionnaires. « Dans une entreprise, des boites d’archives et containers peuvent condamner une pièce, leur gestion peut être aussi fastidieuse. Aprime Archives en assume la gestion et propose un tarif par mètre linéaire, tout simplement », détaille la gestionnaire, consciencieuse en tout point.
Enlèvements zéro carbone
Un processus certifié a été développé en interne, avec la confidentialité érigée en règle de base. La sécurité est évidemment un argument de taille. Ici, on se protège du moindre risque électrique, on gère l’hygrométrie pour que le papier ne se détériore pas, et, plus rarement heureusement, « on fait aussi la chasse aux rongeurs », plaisante le duo.
Aprime Archives poursuit donc sa vocation d’utilité. « Nous continuons de nous développer. Nous avons imaginé des systèmes de rayonnage sur mesure pour optimiser nos bâtiments, et continuer de gérer la matière ! » Un bel utilitaire électrique vient même de rejoindre l’entreprise pour gérer les enlèvements et les livraisons, ce qui ravit notre duo. Dijon-Beaune en mode zéro carbone !